Privacybeleid

Het portaal wordt aangeboden door Romy Lo Belle (romylobelle.nl). Heb je een vraag over je gegevens, of wil je ze inzien of laten wissen? Mail dan naar privacy@romylobelle.nl. We reageren binnen 30 dagen.

• Je account. Je e-mailadres en (optioneel) je naam. Je wachtwoord wordt beheerd door onze inlogdienst en is voor ons niet leesbaar.
• Wat je zelf invult. De namen en klas van je kinderen, je adres, links naar je afvalkalender en agenda, je taken, boodschappen, klusjes en instellingen. Je bepaalt zelf wat je invult; niets is verplicht.
• Gegevens uit je gekoppelde Google-account. Alleen als je die koppeling zelf maakt — zie het volgende hoofdstuk.
• Bezoekstatistiek. We tellen per pagina hoe vaak die bezocht wordt en via welke site je binnenkwam. Dat gebeurt zonder cookies en zonder je IP-adres op te slaan; we kunnen deze tellingen niet naar een persoon herleiden.

Je kunt je eigen Google-account koppelen. Dat is optioneel — zonder koppeling werkt het portaal gewoon, alleen zonder schoolberichten en zonder automatische agenda-afspraken. We vragen uitsluitend de toestemmingen hieronder, en niets meer.

• Je e-mailadres lezen (email) — alleen om in het portaal te tonen wélk Google-account gekoppeld is, zodat je ziet of je het juiste account koppelde.
• Je Gmail lezen (gmail.readonly) — om berichten te tónen op de pagina Schoolberichten, én om er automatisch afspraken, taken en boodschappen uit te halen en in je portaal te zetten. We kijken uitsluitend naar berichten van de e-mailadressen die je zelf als afzender instelt. Vul je geen afzenders in, dan halen we niets op en gebeurt er niets. Van die berichten lezen we het onderwerp, de afzender, de datum en de tekst van het bericht. We downloaden geen bijlagen. We versturen, wijzigen of verwijderen nooit iets in je mailbox.
• Afspraken in je agenda zetten (calendar.events) — om een afspraak aan te maken die je zelf via de snelle invoer doorgeeft (bijvoorbeeld "woensdag 15:00 tandarts"). We schrijven alleen; we lezen je agenda niet en we verwijderen niets.

Wat we van je mail bewaren. We bewaren geen kopie van je berichten en geen bijlagen. Wel bewaren we per bericht dat we verwerkt hebben een klein spoor: het onderwerp, de afzender, een samenvatting van één zin, en een kenmerk van het bericht. Dat kenmerk zorgt ervoor dat hetzelfde bericht niet twee keer dezelfde taak aanmaakt. Daarnaast bewaren we natuurlijk wát eruit kwam: de afspraak, de taak of de boodschap. Van de koppeling zelf bewaren we het e-mailadres van het gekoppelde account, de datum van koppelen, en het toegangsbewijs (token) waarmee we namens jou bij Google mogen aankloppen.

Wanneer we kijken. Elk half uur controleren we of er nieuwe berichten zijn van de afzenders die je hebt ingesteld — ook als je op dat moment niet ingelogd bent. Zo staat een ouderavond in je agenda zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen. Trek je de koppeling in, dan stopt dat meteen.

Naast (of in plaats van) de Google-koppeling kun je mail naar het portaal laten doorsturen. Je krijgt daarvoor een eigen, geheim adres — je vindt het bij Instellingen. Zet je in je mailprogramma een doorstuurregel aan, dan komt die mail bij ons binnen en halen we er afspraken, taken en boodschappen uit, op dezelfde manier als hierboven beschreven.

• Jij bepaalt wat er binnenkomt. Wij kunnen niet in je mailbox kijken; we zien alleen wat jouw doorstuurregel naar ons stuurt. Zet je die regel uit, dan stopt het meteen.
• We bewaren geen kopie van het doorgestuurde bericht. Net als hierboven bewaren we alleen het onderwerp, de afzender, een samenvatting van één zin en een kenmerk, plus wat eruit kwam (de afspraak, taak of boodschap).
• Houd je adres geheim. Wie het adres kent, kan er berichten naartoe sturen die in jouw portaal belanden. Deel het dus niet en zet het niet op een website.

Om te begrijpen wát er in een tekst staat, gebruiken we AI. Dat gebeurt in twee gevallen:

• Snelle invoer. Geef je een zin door ("morgen 9 uur ouderavond"), dan gaat die ene tekst naar Anthropic (Claude) om er een datum, tijd en titel uit te halen.
• Berichten van je gekozen afzenders. Het onderwerp, de afzender en de tekst van zo'n bericht gaan naar Anthropic, dat er een afspraak, taak of boodschap uit haalt. Om te kunnen bepalen over wie het gaat, sturen we daarbij de voornamen en de klas van je kinderen mee.

Anthropic verwerkt die tekst uitsluitend om ons dat ene antwoord te geven. Onder de voorwaarden die voor onze zakelijke toegang gelden, gebruikt Anthropic deze gegevens niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren; wij doen dat evenmin. We sturen nooit je agenda of je bijlagen naar een AI-dienst, en er leest bij ons geen mens mee.

We slaan zo min mogelijk op, en alleen bij dienstverleners die voor ons als verwerker optreden:

• Supabase — de database met je portaalgegevens. Onze database draait in de Europese Unie (Parijs, Frankrijk).
• Vercel — het draaien en uitleveren van de website.
• Anthropic — de teksten die we door de AI laten lezen, zoals hierboven beschreven: je snelle invoer en de berichten van je gekozen afzenders.

We verkopen je gegevens niet en we delen ze niet met adverteerders, datahandelaren of andere gezinnen op het platform.

• Berichten uit je Gmail: we bewaren geen kopie en geen bijlagen. Het spoor per verwerkt bericht (onderwerp, afzender, samenvatting van één zin, kenmerk) bewaren we zolang je account bestaat, zodat hetzelfde bericht niet opnieuw wordt verwerkt.
• De Google-koppeling (e-mailadres, token, koppeldatum): tot je de koppeling intrekt of je account verwijdert. Trek je in, dan verwijderen we het token direct.
• Je portaalgegevens (kinderen, taken, boodschappen, instellingen): zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we ze binnen 30 dagen, ook uit onze reservekopieën.
• Bezoekstatistiek: bewaard als aantallen, zonder persoonsgegevens.

Je kunt de toegang tot je Google-account op elk moment weghalen, op twee manieren:

• In het portaal: ga naar Schoolberichten en klik op Koppeling verwijderen. We trekken het token dan meteen in bij Google en wissen het bij ons.
• Bij Google zelf: ga naar myaccount.google.com/permissions en verwijder de toegang van deze app.

Wil je je hele account weg? Mail privacy@romylobelle.nl en we verwijderen je account en alles wat eraan hangt binnen 30 dagen.

Onder de AVG heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten wissen, om de verwerking te beperken, en om je gegevens mee te nemen. Je verleent zelf toestemming voor de Google-koppeling en kunt die altijd intrekken (zie hierboven). Mail je verzoek naar privacy@romylobelle.nl. Ben je het oneens met hoe we ermee omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Al het verkeer met de site gaat versleuteld over HTTPS. Je gegevens staan achter een inlog, en elk gezin kan alleen bij zijn eigen gegevens. Tokens voor je Google-account staan in onze database en worden nooit in de browser of aan andere gebruikers getoond. Volledige veiligheid kan niemand garanderen, maar we houden de hoeveelheid gegevens die we bewaren bewust zo klein mogelijk.

Het portaal is bedoeld voor ouders/verzorgers. Je kunt er gegevens van je eigen kinderen in zetten (naam, klas, klusjes) — jij bepaalt wat, en jij kunt het altijd weer weghalen. Kinderen maken zelf geen account aan.

Verandert er iets aan welke gegevens we verwerken, dan passen we deze pagina aan en werken we de datum bovenaan bij. Gaat het om een wezenlijke wijziging, dan laten we het je weten in het portaal voordat het ingaat.